HebRech Onlinehilfe

    Rechnungen anlegen

    Inhaltsverzeichnis

    Allgemeines

    Rechnungskarteikarte

    Art der Rechnungserstellung

    Versandart

    Allgemeines

    Stellen Sie sich den Programmteil zur Rechnungserstellung wie einen Karteikasten vor.

    Für jede neue Rechnung legen Sie eine neue Rechnungskarteikarte an.

    Rechnungskarteikarte

    Gestarteter Rechnungsteil.
    Abb. Startfenster des Rechnungsteils

    Die Rechnungskarteikarte enthält die Rechnungsübersicht. Das sind u.a. Angaben

    Mit der Karteikarte fest verbunden sind die Liste der Leistungspositionen und die Liste der Auslagen.

    Ausführliche Informationen finden Sie weiter unten in den Informationen zu den Zusatzinfos.


    Anlegen einer neuen Karteikarte

    Öffnen sie auf der Startseite den Rechnungsteil mit der Schaltfläche Rechnung. Mit Neu starten Sie den Rechnungsassistenten, der Sie durch das Erstellen der neuen Rechnung führt. Gleich zu Beginn können sie verschiedene Parameter festlegen.

    Über die Schaltfläche über Kartenlesegerät lesen Sie die Krankenversichertenkarte direkt in HebRech ein.

    Bevor Sie diese Funktion nutzen können, ist in den Grundeinstellungen der Kartenleser “anzumelden”, sodass HebRech PRO und der Kartenleser sich “kennen”.

    Weitere wichtige Informationen zu Kartenlesern finden Sie in unseren FAQ

    Gestarteter Rechnungsteil.
    Abb. Startfenster mit geöffnetem Rechnungsassistenten des Rechnungsteils

    Mit Weiter im Assistenten gelangen Sie immer zur nächsten Eingabeseite. Mit Zurück können Sie jederzeit innerhalb des Rechnungsassistenten zur direkt davor angezeigten Eingabeseite springen.

    Wählen Sie nun:

    Karteikarten suchen

    Hier stehen Ihnen nach einem Klick auf Suche verschiedene Suchkriterien zum Anhaken (auf der linken Seite) sowie eine Volltextsuche zum Auffinden bestimmter Karteikarten /Rechnungen zur Auswahl.

    Schaltflächen am Rand einer neu angelegten Karteikarte.
    Abb. Suche nach Karteikarten

    Art der Rechnungserstellung

    Wählen Sie in der Maske zuerst den Kostenträger der Rechnung, die Sie erstellen möchten. Sie können die Stammdaten der Frau manuell eingeben oder die Krankenversichertenkarte der Frau über ein Kartenlesegerät oder das Smartphone (über die HebRech App) einlesen. Auf der nächsten Seite des Assistenten entscheiden Sie über die Art des Versands der Rechnung (Papierrechnung, über HebRech Versandservice, über den HebRech Express-ZahlungsService). Über die Schaltfläche Weiter fragt Sie der Rechnungsassistent zu allen notwendigen Angaben, die Sie eingeben sollten. Nach Beendigung der Eingabe werden Sie zum Speichern aufgefordert. Mit dem Speichern werden neue Adressen in den Adressteil eingetragen.

    Alle Angaben in der Rechnung können später geändert werden. Informationen dazu finden Sie im Kapitel Rechnungen ändern

    Ihre Angaben im Fenster Geburt sind notwendig für die Prüfung der maximal abrechenbaren Wochenbettbetreuungen. HebRech braucht diese Angabe, um einen Bezugspunkt für die Berechnung der abrechenbaren Wochenbettleistungen zu haben.

    Im Fenster Beleghebamme? legen Sie die Voreinstellung der Endziffern der Positionsnummern fest.

    Endziffern

    Erfahren Sie hier mehr aus dem Vertrag über Hebammenhilfe, wie die Endziffern eingesetzt werden.

    Versandart

    HebRech schlägt bei allen Rechnungen eine mögliche Versandart vor. Bei Privatrechnungen ist dies der Ausdruck als Papierrechnung, bei Kassenrechnungen der elektronische Versand über das HebRech ServiceCenter. Unabhängig davon haben Sie bei allen Rechnungen die Möglichkeit, den HebRech Express-ZahlungsService auszuwählen. Über den Express-ZahlungsService werden Kassenrechnungen und private Rechnungen als elektronische Dateien an das ServiceCenter verschickt. Die Auszahlung des Geldes erfolgt über den HebRech-Partner Severins GmbH innerhalb weniger Tage. Ausführliche Informationen zum HebRech Express-ZahlungsService erhalten Sie auf unserer Homepage.

    An eine gesetzliche Krankenkasse

    Krankenkassen werden über die Eingabe des Institutionskennzeichens (IK) eingegeben. Die Angaben zur Krankenkasse werden dabei dem in HebRech enthaltenen bundesweiten Kassenverzeichnis entnommen. Änderungen oder Fusionen von Krankenkassen werden laufend aktualisiert. Bestehende Karteikarten werden bei Änderungen ebenfalls automatisch aktualisiert.

    Wählen Sie das IK der Kasse im Assistenten entweder über die integrierte Suche oder scrollen Sie,

    An einen sonstigen Kostenträger

    Diese Versicherungen sind keine gesetzlichen Krankenkassen, daher haben sie kein IK, welches für die elektronische Abrechnung verwendet werden könnte. Die Rechnungsadressen für die Heilfürsorge (Polizei Bund und Länder), die Bundeswehr, die Postbeamtenkrankenkasse, die Freie Arzt- und Medizinkasse und das BAFzA (Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben) für die Abrechnung einer vertraulichen Geburt sind in HebRech hinterlegt und werden automatisch eingefügt. Haben Sie eine spezielle Adresse, an die eine Rechnung gesendet werden soll, können Sie diese einfügen und zum späteren Gebrauch speichern.

    Maske zur Eingabe eines sonstigen Kostenträgers.
    Abb. Rechnung an sonstigen Kostenträger anlegen

    Sozialamt

    Bei einer Rechnung an das Sozialamt senden Sie Ihre Rechnung an das Ihnen bekannte, zuständige Sozialamt. Hier können Sie bereits von Ihnen in anderen Rechnungen hinterlegte Adressen auswählen oder neue Adressen eingeben.

    Maske zur Eingabe eines sonstigen Kostenträgers.
    Abb. Rechnung an sonstigen Kostenträger anlegen

    Vertrauliche Geburt

    Seit dem 1.Mai 2014 gilt das Gesetz zum Ausbau der Hilfen für Schwangere und zur Regelung der vertraulichen Geburt.

    Unter einer vertraulichen Geburt ist eine Geburt zu verstehen, bei der eine Frau ihre wahre Identität – zu keiner Zeit – gegenüber den Ärzten bzw. Krankenhäusern usw. offenbart. Sie wird ausschließlich unter einem Pseudonym im Krankenhaus oder an anderen medizinischen Stellen behandelt und auch administrativ aufgenommen. Ihre persönlichen Daten hat die Frau nur einer Mitarbeiterin einer Schwangerschaftsberatungsstelle offenbart, die diese sicher in einem Umschlag (sog. Herkunftsnachweis) verschließt und an das Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben zur sicheren Verwahrung übersendet.

    Das Pseudonym, das diese Frauen von einer Beratungsstelle bekommen haben, geben Sie bei der Rechnungserstellung als Name ein.

    Die Abrechnung erfolgt nach Kassensatz gemäß §134a SGB V. Die Rechnung wird als Papierrechnung an das BAFzA in Köln geschickt (Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben). Die Adresse ist in HebRech hinterlegt.

    Vertrauliche Geburt anlegen. Vertrauliche Geburt Pseudonym eingegeben
    Abb. Vertrauliche Geburt anlegen

    Mehr Information zur vertraulichen Geburt können Sie hier entnehmen.

    Privatrechnung an die Betreute

    Wählen Sie als Rechnungsempfänger die Betreute aus. Mit Weiter gelangen Sie zur Eingabemaske für die Adresse der Betreuten.

    Haben Sie noch nicht das Bundesland, in dem Sie arbeiten, gewählt, fragt HebRech dieses bei der ersten Privatrechnung zur Verwendung des korrekten Katalogs ab.
    Wählen Sie nun zuerst das Bundesland, in dem Sie arbeiten, damit HebRech den korrekten Gebührenkatalog benutzt.
    Die unterschiedlichen Privat-Gebührenordnungen der Länder sind in HebRech hinterlegt. Informationen rund um Privatrechnungen finden Sie auch auf unserer Homepage.

    Der HebRech Rechnungs-Assistent führt Sie durch die Erstellung der Leistung und fragt alle relevanten Angaben ab. Haben Sie eine Seite des Assistenten ausgefüllt, gelangen Sie mit Weiter zur nächsten Seite. Zum Schluss speichern Sie Ihre Eingaben mit Klick auf die gleichnamige Schaltfläche Speichern.

    Rechnung an Betreute auswählen. Betreutendaten eingeben
    Abb. Rechnung als Privatrechnung an Betreute anlegen

    Als private Zusatzrechnung zur aktuellen Karteikarte

    Starten Sie den Rechnungsassistenten über Neu und Wählen den Punkt “Private Zusatzrechung zur aktuellen Karteikarte” aus.

    Diese Option ist nur verfügbar, wenn die aktuelle Karteikarte eine Kassenrechnung ist.

    Da für eine private Zusatzrechnung in der Regel nur die Leistungen im Krankenhaus in Betracht kommen, können im nachfolgenden Fenster die nicht gewünschten Leistungspositionen gelöscht werden.

    Im Folgenden führt Sie der Rechnungsassistent selbsterklärend weiter durch den Prozess der Rechnungserstellung.

    Rechnung an Betreute auswählen. Betreutendaten eingeben. Betreutendaten eingeben.
    Abb. Rechnung als Privatrechnung an Betreute anlegen

    Nachberechnung für die aktuelle Karteikarte

    Nachberechnungen können nur in bestimmten Fällen und nur von gedruckten bzw. übertragenen Rechnungen erstellt werden.

    Falls es die Möglichkeit zu einer Nachberechnung gibt, weist Sie HebRech beim Programmstart darauf hin. Gibt es keine Möglichkeit zur Nachberechnung für eine Karteikarte, bekommen Sie ebenfalls den entsprechenden Hinweis, wenn Sie eine Nachberechnung einer aktuellen Karteikarte erstellen wollen.

    Für eine Nachberechnung einer aktuellen, bereits gedruckten Karteikarte gehen Sie auf dieser Karteikarte auf Neu, wählen Nachberechnung für die aktuelle Karteikarte und folgen den Anweisungen des Rechnungsassistenten.

    Als Kopie der aktuellen Karteikarte

    Gehen Sie auf einer Karteikarte der Betreuten auf Neu, wählen Als Kopie der aktuellen Karteikarte und folgen dem Rechnungsassistenten.

    Die Angaben der angezeigten Rechnungskarteikarte werden in die neue Karteikarte übernommen. Das ist hilfreich zum Erstellen einer Folgerechnung, wenn schon eine Teilrechnung geschrieben wurde. Verwenden Sie die Funktion nur, wenn Sie eine Folgerechnung mit den gleichen Adressdaten erstellen wollen!

    Sicherstellungszuschlag an GKV (Haftpflichtausgleich)

    Der Sicherstellungszuschlag wird vom GKV-Spitzenverband zum Ausgleich der Steigerung der Haftpflichtversicherungskosten an geburtshilflich tätige Hebammen gezahlt.

    In der Anlage 1.4 zum Vertrag nach §134a BGB V über die Versorgung mit Hebammenhilfe zwischen den Hebammenverbänden und dem GKV-Spitzenverband ist der Ausgleich der Haftpflichtkostensteigerung und die Voraussetzung für die Antragsstellung geregelt:

    “Jede geburtshilflich tätige Hebamme, die Vertragspartnerin der Krankenkassen ist, kann rückwirkend ab dem 1. Juli 2015 zweimal im Jahr einen Antrag beim GKV-Spitzenverband auf Ausgleich ihrer Haftpflichtversicherungskosten stellen.”

    Weitere Informationen, z.B. zu den Voraussetzungen und dem Procedere der Beantragung, finden Sie hier.

    Erstellen Sie mit HebRech diesen Antrag auf Sicherstellungszuschlag an den GKV-Spitzenverband.

    Starten Sie den Rechnungsassistenten mit Neu auf einer Karteikarte. Wählen Sie Sicherstellungszuschlag an GKV (Haftpflichtausgleich). Über Weiter gelangen Sie auf die nächste Seite im Prozess, um die Daten anzugeben, die für den Haftpflichtausgleich benötigt werden. Wählen Sie der Reihe nach folgende Daten aus:

    Bei der Versicherung über den DHV sind diese Angaben schon voreingestellt.

    Sicherstellungszuschlag auswählen. Versicherer auswählen. Dauer des Versichertenverhältnisses eingeben.
    Abb. Sicherstellungszuschlag beantragen

    Im weiteren Verlauf geben Sie an:

    Rechnen Sie mit dem HebRech ExpressService ab, erhalten Sie von unserer Partnerfirma Severins GmbH auf Anfrage einen schriftlichen Nachweis für erbrachte und von der Krankenkasse bezahlte geburtshilfliche Leistung, den Sie zusammen mit der Rechnung einreichen können.

    Die gespeicherte Rechnung können Sie wie unter Rechnungen drucken beschrieben ausdrucken und an den GKV senden.

    Aussehen einer Rechnung für den Sicherstellungszuschlag.
    Abb. Rechnung für den Sicherstellungszuschlag