HebRech Onlinehilfe

    Buchungsbeispiele

    Inhaltsverzeichnis

    Buchungsbeispiele

    Unterscheidung zwischen privatem und Geschäftsfahrzeug

    Folgende Regelungen sind zu beachten

    Geschäftliche Nutzung des Privatfahrzeugs

    Geldwerten Vorteil buchen

    Privaten Anteil buchen

    Geschenke

    Telefon

    Abschreibungen

    Besonderheiten

    Bewirtungskosten

    Verpflegungsmehraufwand

    Einnahmen

    Ausgabenbelege und sonstige Einnahmen

    Automatische Übernahme einer Rechnungsbuchung

    Buchungsbeispiele

    Dies sind beispielsweise Abschreibungen oder Buchungen, für die kein eigener Beleg vorliegt. In diesen Fällen ist steuerliches Grundwissen notwendig. Wie die speziellen Fälle in HebRech PRO verbucht werden, können Sie den folgenden Beispielen entnehmen.

    Diese Auflistung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. In besonderen Fällen empfehlen wir immer eine Ab- bzw. Rücksprache mit Ihrem Steuerberater.

    Arbeitszimmer

    Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer sind bis zu einem Höchstbetrag von 1.250,- € steuerlich absetzbar.

    Die Bedingung für die Absetzbarkeit ist, dass für einzelne berufliche oder betriebliche Tätigkeiten kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. D.h., das Arbeitszimmer wird (fast) ausschließlich zu beruflichen und/oder betrieblichen Zwecken genutzt. Die 1.250,- € sind kein Pauschalbetrag, sondern jede Ausgabe muss belegt werden. Es besteht auch die Möglichkeit, ein außerhäusliches Arbeitszimmer anzumieten, z.B. bei den Nachbarn.
    Die Aufwendungen für externe Arbeitszimmer oder Praxisräume sind in der Regel voll abzugsfähig (Buchung in der Kostengruppe Miete 502). Weitere Informationen finden Sie auf unserer Homepage.


    Kfz-Kosten

    Die hier genannten Ausführungen sind grundsätzlicher Art. Es gibt zahlreiche Ausnahmen. Informieren Sie sich bitte bei Ihrem Steuerberater.

    Sie haben prinzipiell zwei Möglichkeiten, ein beruflich genutztes Auto steuerlich abzusetzen. Dies ist sowohl mit einem Privatwagen als auch mit einen Geschäftsfahrzeug möglich. Ein Auto wird meistens sowohl privat als auch geschäftlich genutzt.

    Bei Nutzung des Privatwagens können die damit beruflich gefahrenen Kilometer als Betriebskosten abgesetzt werden.

    Alle anfallenden Ausgaben zählen als Betriebsausgaben, wie z.B. Reparaturen, tanken, Reifen, die Abschreibungen…

    Unterscheidung zwischen privatem und Geschäftsfahrzeug

    Zeichnen Sie für die Festlegung der Anteile privat und geschäftlich genutzt für einen repräsentativen Zeitraum (mindestens drei Monate, besser mehr) den Kilometerstand Ihres Fahrzeuges zu Beginn sowie zum Ende auf.

    Die festgelegten Anteile der Geschäfts- und der Privatnutzung müssen nicht jedes Jahr neu nachgewiesen werden, sie können beibehalten werden, solange sich die Fahrverhältnisse nicht grundlegend ändern.

    Privatfahrzeug

    Wird das Auto weniger als 10 % geschäftlich genutzt, zählt es als Privatfahrzeug. Für jeden geschäftlich gefahrenen km (außer Fahrten zur Betriebsstätte) können 0,30 € als Betriebsausgabe geltend gemacht werden (30-Cent-Regelung). Der Nachweis muss über ein Fahrtenbuch erfolgen.

    Geschäftsfahrzeug


    Folgende Regelungen sind zu beachten

    Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte

    Berechnung:

    Arbeitstage im Betrieb x einfache Entfernung x 0,30 €.

    Beispiel

    Erstellen Sie einen Eigenbeleg wie in unserem Beispiel und buchen die Höhe der errechneten pauschale unter der Kostengruppe 497 in HebRech PRO.

    Geschäftliche Nutzung eines Privatfahrzeugs

    Nutzung eines Geschäftsfahrzeugs

    1. Möglichkeit:

    Pauschale Berechnung nach der 1 %-Regelung:

    1 % des Listenneupreises pro Monat (=12 % im Jahr) als Einnahme buchen.

    Diese Möglichkeit ist nur dann erlaubt, wenn das Fahrzeug mindestens 50 % geschäftlich genutzt wird!

    Besonderheit:

    Der Listenpreis wird bei Elektro / Hybridelektrofahrzeugen um die Kosten des Batteriesystems und gilt auch rückwirkend für Elektrofahrzeuge, die bereits angeschafft wurden.

    2. Möglichkeit:

    Tatsächlichen privaten Nutzungsanteil über ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch ermitteln:

    Kosten/km = Gesamtkosten / Anzahl gefahrene km privater Nutzungsanteil = privat gefahrene km x Kosten/km

    Für Fahrten zur Betriebsstätte muss ein geldwerter Vorteil als Einnahme versteuert werden:

    0,03 % des Listenpreises x Anzahl Monate x einfache Entfernung.

    Diese Methode lohnt sich insbesondere, wenn das Fahrzeug sehr viel geschäftlich genutzt wird, das Fahrzeug schon abgeschrieben ist oder ein sehr teures Fahrzeug genutzt wird.

    Eingabe in HebRech PRO

    Fahrten zur Betriebsstätte

    Beispielbuchung für abziehbare Aufwendungen für Wege zwischen Wohnung und Betriebsstätte (unabhängig vom benutzten Verkehrsmittel):

    Geschäftliche Nutzung des Privatfahrzeugs

    Buchung der geschäftlichen Nutzung des Privatfahrzeugs (30-Cent-Regelung)

    Verfahren Sie wie im Beispiel Fahrten zur Betriebsstätte und geben über die Schaltfläche Neu die Kostengruppe 497, das Buchungsdatum (hier der 31.12.2021 für alle Fahrten im Jahr 2021), einen Buchungstext und den im Eigenbeleg errechneten Betrag ein.

    Menüleiste des Hauptfensters der Startseite - Überschrift Start
    Abb. Eigenbeleg Berechnung Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb
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    Abb. Buchung der geschäftlichen Fahrten mit dem Privatfahrzeug
    Menüleiste des Hauptfensters der Startseite - Überschrift Start
    Abb. Was wie zu buchen ist

    Nutzung des Geschäftsfahrzeugs

    Buchen Sie alle laufenden Kosten als Betriebsausgaben.

    Auflistung der zu buchenden Punkte für die laufenden Kosten des Geschäftsfahrzeugs.
    Abb. Buchung laufende Benutzung Geschäftsfahrzeug
    Ansicht einer Beispielbuchung von Sommerreifen für ein Kfz.
    Abb. Buchung laufende Benutzung Geschäftsfahrzeug

    Geldwerten Vorteil buchen

    Für Fahrten mit dem Geschäftsfahrzeug zur Betriebsstätte ist ein geldwerter Vorteil als Einnahme zu buchen. Anhand unten stehenden Beispiels erläutern wir, was zu buchen ist.

    Auflistung, was für den geldwerten Vorteil an Posten zu buchen ist.
    Abb. Ermittlung des geldwerten Vorteils für Fahrten zur Betriebsstätte

    In HebRech PRO buchen

    Kfz-Kosten Geschäftsfahrzeug:

    Ihre Buchung in HebRech PRO führen Sie folgendermaßen durch:

    Privaten Anteil buchen

    Hier gibt es eine pauschale Berechnung des privaten Anteils nach der 1 %-Regelung. Anhand eines Beispiels zeigen wir Ihnen, wie Sie hier vorgehen.

    Berechnung des privaten Anteils mit Hilfe eines Fahrtenbuchs

    Bei der Buchung in HebRech PRO gehen Sie genau so vor, wie unter dem vorigen Punkt.


    Geschenke

    Geschenke bis 35 €/Person/Jahr

    Geschenke über 35 €/Person/Jahr


    Telefon

    Nutzen Sie Ihren Telefonanschluss sowohl privat als auch geschäftlich, können Sie den geschäftlichen Teil als Ausgaben geltend machen.

    Für die Berechnung des geschäftlichen Anteils des Telefons gibt es keine einheitlichen Vorgaben der Finanzverwaltung. Ihren konkreten Fall besprechen Sie am besten mit dem Steuerberater.

    Wir wollen Ihnen im Folgenden zwei gängige Vorgehensweisen vorstellen.

    Variante 1

    Variante 2

    Diese Variante ist die Umkehr zu Variante 1.

    Erstellung der Buchungen in HebRech PRO

    Am einfachsten ist es, wenn Sie für Privat- und Geschäftsgespräche getrennte Anschlüsse haben.

    Abschreibungen

    Bei selbständigen, abnutzbaren Wirtschaftsgütern sind die Anschaffungskosten grundsätzlich im Wege der Abschreibung über die Nutzungsdauer zu verteilen.

    Im Jahr der Anschaffung und in den vier folgenden Jahren können neben der linearen Abschreibung Sonderabschreibungen bis zu insgesamt 20 % in Anspruch genommen werden.

    Neue Abschreibungen werden in die Abschreibungsliste des laufenden Jahres aufgenommen. Nach Erstellen des endgültigen Jahresabschlusses werden die Abschreibungen automatisch in das neue Jahr übertragen.

    Beispiele für übliche Abschreibungsdauern (betriebsgewöhnliche Nutzungsdauern):

    Anschaffung     Abschreibungsdauer    
    PCs, Notebooks, Drucker, Bildschirme, Scanner, Software     3 Jahre (= 36 Monate)  
    PC für Anschaffungen nach dem 01.01.2021     1 Jahr (= 12 Monate)  
    Telefone (Festnetz und Handy(1)), CTG-Gerät     5 Jahre (= 60 Monate)  
    Personenkraftwagen neu, Faxgeräte     6 Jahre (= 72 Monate)  
    Fahrrad, E-Bike, Kopierer     7 Jahre (= 84 Monate)  
    Büromöbel     13 Jahre (156 Monate)  


    zu (1): Anmerkung zu Smartphones:

    Für ein Handy sieht die amtliche Abschreibungstabelle eine Nutzungsdauer von fünf Jahren vor.
    Diese Tabelle ist aus dem Jahr 2001 und enthält noch keine Smartphones. Ein Smartphone gleicht aber eher einem Laptop, deshalb müsste eine Nutzungsdauer von drei Jahren oder sogar einem Jahr möglich sein.
    Sollte ein Finanzamt-Sachbearbeiter die kürzere Nutzungsdauer beanstanden, weisen Sie darauf hin, dass die Nutzungsdauer der amtlichen Abschreibungstabellen nur Richtwerte sind und Abweichungen von der vorgeschlagenen Nutzungsdauer für nicht enthaltene Wirtschaftsgüter möglich sein müssen.

    Informationen über Abschreibungsdauern erhalten Sie beim Steuerberater oder in den AfA-Tabellen (Abkürzung: AfA - Abschreibung für Abnutzung), z.B. im Internet beim Bundesfinanzministerium.

    Bei digitaler Abgabe: Für Ihre Wirtschaftsgüter besteht die Pflicht zur Aufnahme in das Anlagenverzeichnis (Anlage AVEÜR) und zur digitalen Abgabe per Zertifikat.

    Anschaffungskosten bis 297,50 € pro Wirtschaftsgut

    Diese Güter werden auf die entsprechende Kostengruppe gebucht und damit sofort zu einer Betriebsausgabe.

    Anschaffungskosten von 297,51 € bis 952,00 € pro Wirtschaftsgut

    Diese Wirtschaftgüter werden Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) genannt. Sie werden im Jahr ihrer Anschaffung komplett abgeschrieben. Wirtschaftsgüter, die in der Anschaffung ab 952,01 € pro Wirtschaftsgut kosten dürfen nicht gleich komplett als Betriebsausgabe verbucht werden. In diesem Fall werden die Kosten über ihre Nutzungsdauer (siehe Tabelle oben) verteilt.

    Besonderheiten

    Abschreibung als Sammelposten

    Anschaffungskosten der Wirtschaftgüter:

    Buchen Sie Wirtschaftsgüter mit einem Kaufpreis ab 297,51 € bis 1.190,- € in der Kostengruppe 787 Sammelposten Anlagegüter.

    Für diese Buchungen wird automatisch eine Abschreibungsdauer von 5 Jahren eingetragen, mit je 20 % Abschreibung / Jahr. Speichern Sie die Buchung. Die Buchung wird in die Abschreibungsliste des laufenden Jahres aufgenommen. Abschreibungsdauer und Abschreibungsbetrag können nicht verändert werden, auch wenn das Wirtschaftsgut unbrauchbar geworden ist oder verkauft wurde.

    Ansicht, was für Sammelposten zu buchen ist
    Abb. Was ist für ein geringwertiges Wirtschaftsgut zu buchen?

    Sammelposten in HebRech PRO buchen

    So buchen Sie Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)


    Bewirtungskosten

    Wenn Sie Personen aus geschäftlichem Anlass zum Essen einladen, können Sie die entstehenden Kosten als Bewirtungskosten ansetzen. Dabei müssen 30 % Privatanteil (nicht abziehbarer Anteil) abgezogen werden. Der abziehbare und der nichtabziehbare Anteil müssen getrennt gebucht werden.

    Bewirtungskosten in Hebrech PRO buchen

    Was ist zu buchen?

    Abziehbarer Teil der Bewirtungskosten

    Darstellung, was man für den abziehbaren Teil der Bewirtungskosten bucht.
    Abb. Was man für den abziehbaren Teil der Bewirtungskosten bucht

    In HebRech PRO buchen

    Buchen Sie den abziehbaren Teil (70 %) unter der Kostengruppe 504 und den nicht abziehbaren Anteil (30 %) unter der Kostengruppe 160 (s. unten stehende Abbildungen.)


    Verpflegungsmehraufwand

    Wenn Sie aufgrund Ihrer freiberuflichen Tätigkeit an einem Tag länger als 8 Stunden unterwegs sind, können Sie als Betriebsausgabe den Verpflegungsmehraufwand pauschal geltend machen. Die Abwesenheitszeit muss nicht zusammenhängend sein. Es gilt dabei folgendes, Stand 2021: Bei einer Abwesenheit

    Die Zeiten beziehen sich auf den Kalendertag (ab 0:00 Uhr wird neu gerechnet), mit einer Ausnahme:

    Wenn die Abwesenheit über Mitternacht hinaus geht und erst die Summe aus beiden Tagen mehr als 8 Stunden ergibt, können 14.- Euro geltend gemacht werden.

    Diese Pauschalen können Sie auch an Tagen geltend machen, an denen Sie bei Ihren Hausbesuchs-Touren insgesamt länger als 8 Stunden unterwegs waren.

    Zu buchende Parameter für einen Verpflegungsmehraufwand
    Abb. Verpflegungsmehraufwand buchen

    Einnahmen

    Alle Beträge der mit HebRech PRO erstellten Rechnungen werden automatisch in den Buchungsteil übernommen und verbucht, wenn die Einnahme im Rechnungsteil über die Schaltfläche Eing. Betrag als bezahlt gekennzeichnet wurde.

    Für alle weiteren Buchungsvorgänge (z.B. direktes Verbuchen von Einnahmen aus Partnerkursen) bietet HebRech PRO einen frei definierbaren Kostengruppenrahmen an.

    Geldeingang im Rechnungsteil verbuchen.
    Abb. Geldeingang im Rechnungsteil verbuchen

    Ausgabenbelege und sonstige Einnahmen

    Ausgabenbelege und sonstige Einnahmen buchen Sie selbst. Jede Buchung ist einer Kostengruppe zuzuordnen. Buchungsdatum ist der Tag, an dem die Zahlung erfolgt ist (Zufluss-/Abflussprinzip). Die Buchungen sollten, getrennt nach Einnahmen und Ausgaben, fortlaufend nummeriert werden. HebRech PRO erledigt dies normalerweise automatisch für Sie. Zur Unterscheidung wird allen Ausgabebuchungen ein A vorangestellt, allen Einnahmebuchungen ein E. Weiterhin können Abschreibungsgüter problemlos verwaltet werden und die Gewinnermittlung (Einnahmenüberschussrechnung) für das Finanzamt ist in wenigen Schritten erledigt.

    Für eine eindeutige Zuordnung kann, wie bei den Rechnungsnummern, die Jahreszahl vorangestellt werden. Beispiele:

    Alle Beträge der mit HebRech PRO erstellten Rechnungen werden automatisch in den Buchungsteil übernommen und verbucht. Für alle weiteren Buchungsvorgänge bietet HebRech PRO einen frei definierbaren Kostengruppenrahmen an. Weiterhin können Abschreibungsgüter problemlos verwaltet werden und die Gewinnermittlung (Einnahmen-Überschussrechnung) für das Finanzamt ist mit einem Knopfdruck erledigt. Auf diese Weise verringert sich der Zeitaufwand für die notwendige Buchführung auf einen Bruchteil!


    Automatische Übernahme einer Rechnungsbuchung

    Beim Druck einer Rechnung wird eine Rechnungsnummer vergeben. Sobald eine Rechnung bezahlt ist, können Sie sie in den HebRech PRO Buchungsteil als bezahlt übernehmen.

    Hierfür sind folgende Schritte notwendig:

    Markieren Sie die Rechnung, die Sie einbuchen möchten und klicken auf die Schaltfläche Bezahlen